¿Qué hago si no se que hacer? - Productividad

¿Que me hace saber que no estoy haciendo lo que realmente debiera estar haciendo y, por lo tanto, no hago?

Trabalenguas incluido, he empezado a anotar una serie de tics o acciones que se repiten cuando tengo algo por hacer y me cuesta ponerme a ello, algunos ejemplos: 

•  Estoy apunto de desgastar el botón "Recibir todos los mensajes nuevos"

• Abro y cierro pestañas, programas, documentos y no acabo de elegir ninguno

• En mi lista de tareas no aparece nada "importante"

• Me digo: "no son horas de llamar a un cliente" y, me reitero: "no es un tema a tratar por e-mail"

O lo que es peor, continúo sin ponerme a ello y caigo en las garras de las redes sociales, actualizaciones o blogs. Tareas de duración indeterminable y que se reconocen, entre otros casos por:

• Releer tu último post y, además, pedírselo también a otra persona.

• Actualizar el timeline de twitter compulsivamente, extensible a cada una de las listas o incluso tuiteros en particular.

• Actualizar listado de contactos, un plugin, buscar un archivo… o darte cuenta que tienes todo altamente "desordenado"

• ...

Pues bien, si te has identificado en alguna de estas situaciones o incluso puedes aportar nuevas (serán bien recibidas en los comentarios!), es hora de que os haga partícipe de mi mejor truco para estos momentos, son solo 3 pasos:

1 - Para, coge papel, boli y respira hondo

2 - Pregúntate en voz alta: ¿Qué debería estar haciendo ahora?

3 - Apunta lo primero que se te pase por la cabeza

En este momento, ya tienes una tarea exacta que debes hacer, que seguramente coincida con la que tengas atascada, el porque la haces o no la haces es otro post! ;)

Emilio

@emi_sb

Recuérdame que...

Cada día lo veo más efectivo y cada vez lo tengo más claro, para mi, la base más importante de los Sistemas de Gestión del Tiempo es utilizarlos como soporte externo a mi memoria, como un pendrive que almacena tareas, en cualquier momento y situación. Pero... ¿por qué?

Antes de empezar este post, lo primero es proponer una idea... escucha las 15 palabras que te suenan a continuación y retenlas en la cabeza mientras lees el resto...

 

Bien, ahora seguimos...

Ya lo comenté y lo estuve analizando en otro post hace tiempo; el porqué desconfiar de nuestra memoria, cómo ésta está afectada por el estrés, como gano en eficiencia si archivo tareas para otro momento o como elimino "ruido" para poder dedicarme al 100% a la tarea que estoy realizando en ese momento.

Sin embargo cada día que voy a un taller de gestión del tiempo, he de dedicarle un tiempo extra a explicar estos conceptos, a intentar hacer entender que nuestra memoria nos falla, nos engaña o no es todo lo precisa que podría ser o creemos que es.

El hecho de apuntar en un post it, en una hoja sucia, en una libreta, etc.. es precisamente para eso, para que no se nos olvide, para poder quedarnos tranquilos sabiendo que lo hemos anotado, para decirle a nuestro cerebro: "relájate, no le des más vueltas que no se olvida!!" y aún así, si seguimos pensando que lo podemos olvidar, lo anotamos más grande y lo ponemos en un lugar más vistoso, y si aún no estamos tranquilos, le decimos a nuestro compañero: "recuérdame que..."

No obstante, a pesar de hacerlo prácticamente de manera inconsciente, no le damos a este hecho la importancia suficiente a la hora de incorporarlo a nuestro sistema de organización.

Anotamos las tareas en la agenda para marcarnos una fecha, un orden cronológico, y sin embargo nunca utilizamos las hojas de "notas" que nos dejan al final, que es donde debería empezar nuestra organización, simplemente recopilando tareas, y si, luego procesarlas y ponerles, o no, una fecha o un grado de importancia, pero siempre a posteriori, porque recuerda, si tardas menos de 2 minutos...

Normalmente, en nuestros talleres, hago este juego que hemos empezado con las 15 palabras, que pone de manifiesto uno de los fallos más comunes en nuestra memoria, la atribución errónea. En este ratito, además de reírnos, vemos un poco más como nos engaña nuestra cabeza a la hora de recordar cosas!

Así que, ahora te pregunto: Dime SI o NO, si aparecen cada una de las siguientes palabras en el listado que escuchaste al principio:

* Sabor     (¿Si o no?)

* Punto     (¿Si o no?)

* Dulce     (¿Si o no?)

* ¿Acertaste? Si no, la explicación es sencilla: Nuestra memoria a Corto Plazo no recuerda más allá de 15 o 20 segundos, por ejemplo, cuando memorizamos un teléfono justo antes de marcarlo, sin embargo, nuestra Memoria a Largo Plazo, concretamente la denominada Semántica, es capar de crear asociaciones o conjuntos. En este caso, nuestro listado de palabras tienen una clara asociación, de ahí el error común al pensar que Dulce se encuentra en el listado. (Daniel Schacter lo explica a la perfección)

Un saludo!

Emilio Solís

Consultor Formación

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La lista "b"

Me encantan las continuas ideas que voy encontrando por la red y los truquis que se van planteando por la blogosfera acerca de como ir gestionando nuestro tiempo. 

La verdad es que te sorprendes cuando, además, esas pequeñas ideas de sentido común son aprovechadas por grandes visionarios, por que otra cosa no, pero gente avispada hay por doquier, y lo transforman en libros de éxito o varitas mágicas de la eficiencia.

En este caso, voy a comentar un pequeño truco que ya ponía en marcha hace tiempo pero que a día de hoy he visto ya en varios blogs, se trata de como atacar la interminable lista de tareas que tenemos día a día sobre nuestra mesa, agenda, sistema GTD...

via www.businessinsider.com/

¿Qué ocurre cuándo la lista es demasiado larga? - Nuestro ímpetu por ir bajando el número de cosas por hacer, ir tachando o marcando como realizadas diferentes acciones, nos lleva a coger y ponernos manos a la obra con aquellas que menos nos cuestan, sea por procrastinación o porque requieran más tiempo y concentración, vamos dejando de lado algunas de ellas, de modo que... tendremos una serie de tareas inmóviles que irán ocupando las primeras posiciones de mi lista y que serán inamovibles de allí.

¿Que sugerimos? - Coge una pequeña hoja de papel y anota 5 únicas tareas, entre las cuales incluyas al menos, una de esas que ocupan altas posiciones en tu lista. A partir de aquí, dedícate única y exclusivamente a ellas, ve tachando y no hagas otra cosa hasta que las termines.

Cuando termines, repite la operación con otras 5, verás como es más fácil ir poco a poco que viendo la lista de golpe!

Ojo: 

* Elige bien las 5 tareas

* No las abandones hasta cumplir las 5

* Registra nuevas tareas que te lleguen para después

* Si has conseguido 4... solo te queda una, que no salte de lista en lista!!

Como siempre, aparecen webs preparadas para usar estos sistemas, échales un ojo por si te pueden ayudar: thingler.com o teamly.com

Si tienes más ideas, trucos o mejoras a los que hemos visto, puedes comentarlos y vamos mejorando nuestra gestión del tiempo.

Emilio Solis

Consultor Formación

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Existen más factores en tu planificación...

Hace tiempo que no toco el tema de la gestión del susodicho, precisamente por algo curioso, y es porque estaba hasta arriba y no tenía un hueco para pararme, pensar, ubicar mis ideas y ordenarlas un poco para poder escribir un post medianamente adecuado a este tema.

Llevo unos meses en los que todas mis acciones llevan un orden preestablecido en función al tiempo que tengo para realizarlas, o mejor dicho, para tenerlas terminadas. Sin embargo ese orden no es el que me hace más productivo ni el que yo quiero marcar. Por más que las he identificado y etiquetado en base a lo interesante, complicada o motivadora que me resulta, a la hora de la verdad, ha prevalecido el tiempo como factor limitante.

¿Qué ha sido lo interesante de verdad de este tema o de estos meses de estrés? Que realmente he encontrado otra serie de factores que me ayudan a organizar mi semana y que antes no tenía tan en cuenta, entre los que destaco:

* Asume que no sabemos jerarquizar en función de la importancia de cada tarea, pero si en función de cuanto te gusta. Si valoras cada una de tus tareas del 1 al 10, aquellas que tienes con más de un 7, las puedes considerar gratificantes.

* Conoces perfectamente cuales son tus tareas sapo. Son aquellas que procrastinas hasta el infinito, que te excusas por no hacerlas y que te cuesta horrores ponerte a ello. Sin embargo, no son las que menos te gustan. Eso si, requieren de mucha concentración y dedicación.

* Hay, además, ciertas tareas que te sorprendes haciendo cuando deberías estar con algo más importante, que además, ni te gusta demasiado ni son muy relevantes. Por lo cual, son tareas que no requieren de tu esfuerzo, las podemos llamar... Rutinarias, no?

* Por último, y lo que más me ha marcado, es que conocemos a la perfección nuestra jornada de trabajo en cuanto a su horario, y es lo que hay que ir anotando, al menos durante una semana, cuando estamos más tranquilos, más despiertos, más concentrados, nos interrumpen menos, más ágiles, con menos hambre, menos distraídos, más asertivos, más cooperativos, más dormidos... analizar mi día a día.

Que sacamos de todo ésto, que ahora SABEMOS +, ahora podemos planificar utilizando la agenda y rellenando las horas tal y como las conocemos, no simplemente con un To-Do list del día completo.

Realmente es uno de los complementos que le faltaban a mi GTD, aunque como defiendo desde hace un tiempo, el GTD me sirve mucho más como soporte externo a mi memoria que como planificador de tareas!! Pero eso es otro tema!!

Emilio Solís

Consultor formación

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Medir, medir, medir...

Hace ya un tiempo que estoy dándome cuenta de la importancia de medir y de saber medir; aunque realmente no voy a dedicar este post a hablar de como medir variables, de como analizarlas, de la necesidad de plantear indicadores con lo que tener referencia de todo aquello que queramos cambiar, implantar o gestionar en nuestras empresas... (para esto ya está mi compi Arquero) si que me quiero detener en la curiosidad del ser humano en medir el tiempo.

¿Y en qué modo me llamó está curiosidad? Pues buscando documentación para un taller, encontré el llamado "Reloj del Apocalipsis" o "Reloj del Juicio Final".

Este reloj, evidentemente, es un reloj simbólico que se concebió por primera vez en el año 1947, cuando el co-fundador del Boletín de Científicos Atómicos de la Universidad de Chicago, Hyman Goldsmith, le pidió a Martyl Langsdorf, esposa del físico del Proyecto Manhattan, que diseñara una portada para la edición de la revista en el mes de Junio.

El BCA utiliza una analogía con un reloj basada en el tiempo que le queda a la "raza humana" de existencia. Donde estamos siempre a minutos de la media noche. Legar a las 0.00 representaría la "destrucción total y catastrófica" de la humanidad, originalmente amenazada por una guerra nuclear global.

Nuestra artista diseño un reloj sencillo, lo podéis encontrar aquí, que marcaba 7 minutos para la media noche.

Desde su creación en el año 1947, el reloj ha aparecido en todas las portadas del BCA y ha sido revisado periódicamente desde entonces. Las amenazas han cambiado y lo que antes era una amenaza de guerra nuclear global, ahora incluye cambios climáticos y todo desarrollo en ciencias y tecnología o nanotecnología que puedan pueda producir un daño irreparable, referidos principalmente a bioseguridad.

Después de haber estado en 1953 a 2 minutos y en 1984 a 3' de la destrucción total (jeje, curiosa analogía con Orwell no?) , o en tiempos mejores hasta 17'' por debajo de las 0:00 como en 1991, he de decir que me alegré mucho cuando, el pasado 14 de Enero, en la cumbre de Copenhage, se actualizó el reloj, recuperamos un minuto y nos pusimos a "seis minutos para la media noche".

Aquí podéis ver un video de la evolución de los minutos desde su concepción hasta hoy o el timeline directamente en la pagina del BCA. Cuanto menos, curioso!!

Emilio Solís
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De gatos y ratones...

El otro día vi en el telediario algo insospechadamente absurdo, de hecho lo tuve que buscar en internet, verlo publicado en varios sitios y, aún así, no me quedaba muy claro que no fuese alguna campaña de publicdad, incluso un viral mal hecho!! Pero no, era cierto, El Parlamento Británico debate si comprar un gato contra los roedores... uff!!

Pero claro, tal y como leo el artículo sigo sin salir de mi asombro: ¿Se necesita un gato? Es la pregunta que se hicieron. Me imagino que el análisis de la realidad vendría a raiz del mordisqueo de los pies de los molestos lores por parte de los ratones o algo así... porque si no, no me explico!

Aquí comenzó el debate y resumo: La baronesa Finlay of Llandaff propuso que se adquiriera un gato. Pero lord Brabazon of Tara, jefe administrativo, rechazó la idea. "Un gato traería aparejados muchos problemas, sería difícil evitar que anduviera por encima de los escritorios o que incluso ingresara en la sala de sesión", objetó.

Visto lo visto, me alegro que la Cámara de los Lores o Cámara Alta, o segú su nombre completo: The Right Honourable the Lords Spiritual and Temporal of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland in Parliament assembled (es en serio), no tenga mucha potestad en ningún tipo de decisión importante en lo concerniente al gobierno de Inglaterra, si bien, si están al corriente vía teleconferencia de todo lo ocurrido en el Parlamento Británico, no tienen capacidad de comprometer la responsabilidad del gobierno.

El problema es que si tienen una mínima función legislativa, y pueden rechazar leyes remitidas desde la Cámara de lo Comunes, que es la que gobierna, aunque eso si, no por más de un año, lo que confirma mi teoría... no solo pierden ellos el tiempo, si no que pueden hacer que lo pierdan los demás!!

Realmente creo que, la velocidad en la toma de decisiones y el aprovechamiento del tiempo dedicado a una reunión, son lo suficientemente importantes para dedicarles, nunca mejor dicho, un tiempo a trabajarlo.

Por cierto, al final contrataron a especialistas cazaratones!! Uff...

Emilio Solís
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¿Qué software hay para el GTD?

La verdad es que llevo ya varios post dedicados a la gestión del tiempo, y, en este caso, voy a realizar un pequeño paréntesis antes de continuar por donde iba y adentrarme más en los sistemas Getting Things Done. Esta semana, me voy a centrar, en la parte del software de gestión.

Cierto es que éstos sistemas GTD pueden llevarse perfectamente con una agenda o libreta, un par de bolígrafos y algunos pos its, pero, raro es la persona que no utiliza el ordenador practicamente a diario, de modo que, os dejo algunos programas que he probado y que creo os pueden resultar interesantes.

Eso si, existen mil programas para llevar tu sistema GTD, y lo mejor, es ir probando hasta que encontréis el que más se ajusta a vuestras necesidades, empezando por la PDA (Papel de Apuntar), Agenda Tuneada y Tecnologías Diversas.

Monkey GTD - Lo pongo el primero por ser el que más conozco y el que más utilizo. Es software libre, de modo que mejor todavía. Positivos: Lo puedes llevar tanto en un pendrive como guardarlo online. Intuitivo a la hora de procesar tu Inbox o a la hora de poner Tags, sin mucha parafernalia. A mejorar: La barra lateral, quizá demasiadas opciones, yo solo utilioz dos: Action Dashboard y Projects. Las demás... se podrían reagrupar!

Tracks - Ya exixte una plataforma para windows que os la podéis descargar desde la página de BitNami (muy interesante lo que hacen, por cierto). Lo estuve usando un tiempo pero al final, decidí volver al Monkey. Es también software libre. Positivos: Interface con buena pinta, sencillo de incorporar nuevas acciones y mejorado el panel de búsqueda y organización. A mejorar: Pesa demasiado y ocupa demasiados recursos. Se abre desde Mozilla y todo está online, no se accede sin internet.

Doit.im - Es lo de los más recientes. Para amantes del estilo Mac, tienes toda la impresión de trabajar bajo su entorno. Positivos: Muy sencillo de utilizar, GTD fácil y sencillo, con 3 botones lo tienes todo. Combinable con Movil, PDA, Gestor de correo... Se abre como un programa independiente A mejorar: Excesivamente sencillo, poco personalizable.
RTM (Remember the Milk) - Solo el concepto me encanta, la imagen de la vaca es genial, pero cuando empiezas a ver el interface, te deja algo tocado, es más parecido a un gestor de correo electrónico que lo que esperas tras ver su icono. Supongo que la versión PRO ($) será mejor... pero como siempre, abogamos por el Software Libre!! Me abstengo de evaluar porque lo he probado realmente poco. Si os animáis, me decís!

Evernote - Versión solo para Mac, aunque si conseguís instalar la versión para Windows, deídmelo!. Programa muy completo, creo que en exceso. Berto, en su blog (Think Wasabi) hace una buena evaluación de este programa y todos sus usos, tiene más de 10 entradas solo para evernote, os animo a que las leáis. Versión Premium de pago.

Espero que os haya servido y aquellos que probéis me vais diciendo!! Si encontráis nuevos e interesante programillas, les dedicamos un apartado!!

Emilio SolísFormación Divertida
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Mis 480min - Sigo tras ellos!!

Hoy quiero continuar con lo que comencé en mi anterior post, "la búsqueda de mis 480'". ¿Qué pasa con nuestra concentración a la hora de comenzar y ponernos a trabajar sobre una tarea? Nos cuesta permanecer en una misma tarea el tiempo suficiente para completarla o sacarle partido, ya sea por causas intrínsecas o extrínsecas, nos aburrimos y saltamos de tarea en tarea.

Pero, ¿Creéis que somos capaces de realizar diferentes tareas al mismo tiempo? Pues no, lamentablemente no, aunque cuando comento ésto y hay presencia femenina la respuesta es rápida y rotunda: "bueno... vosotros quizá no...", ¿Seguro?(te reto!!)

¿Realmente podemos leer un mail mientras hablamos por teléfono? Rubinstein, Meyer y Evans estudiaron la pérdida de tiempo que suponía cambiar de una tarea a otra, ya fuesen tareas simples o complejas, familiares o no. Según los autores, los resultados de sus experimentos sugieren que, al iniciar una tarea nueva, se sucede una implantación de metas u objetivos, seguida de la activación de las reglas necesarias para realizar la actividad en si.

El cambio en las metas y la activación de nuevas reglas, que se producen al cambiar de tarea, implica una inversión de tiempo cuantificable que llega a ser importante al final de una jornada de trabajo. Evidentemente, este tiempo aumenta si, además, el cambio es a tareas más complejas o, más aún, si es a tareas desconocidas. (Podéis encontrar el estudio aquí).

¿Dónde quiero llegar? Los sistemas GTD ofrecen la posibilidad de agrupar tareas en base a sus cualidades: Proyectos, Contextos o Tags. La agrupación por proyectos es bastante obvia si consideramos que un proyecto está formado por multitud de tareas. Sin embargo me quiero centrar en las otras:

Contextos - Es aquí donde yo las agrupo en función de los requerimientos de cada una: Mi área, Handmade, Internet, Llamadas, En la calle, ...

Tags - Los Tags no son más que etiquetas o palabras clave. Dentro de mis tags, hay 4 que siempre utilizo para etiquetar las acciones:

- Rutinaria - aquellas que puedo realizar en momentos de bloqueo mental o... después de comer!
- Normal - Del día a día
- Interesante - Su desarrollo es algo más tedioso de lo normal
- Estimulantes - Son mis premios y son las más dificiles de catalogar porque normalmente no me da tiempo ni a recopilarlas.

Evidentemente, los tags son algo personal y hay que dedicarle tiempo a encontrar los que mejor nos convengan. Una vez etiquetadas las tareas, es mucho más sencillo decidir o encontrar la tarea apropiada para el momento apropiado, incluso si tenemos la mala costumbre de ir saltano de una a otra. Elige el tag o el contexto, haz click y ya tienes un to-do list totalmente personalizado para el momento en cuestión!

En el próximo post quiero ver algunos programa de Gestión del Tiempo basado en Getting Things Done que podemos encontrar gratuitos por la red y que son bastante sencillos de utilizar!

Emilio Solís Marketing Comercial www.gottraining.es

¿Dónde están mis 480min?

Hace poco volví a ver, navegando por la red en busca de vídeos, un anuncio de publicidad que en su día me llamó bastante la atención. Lo que realmente m interesa es el enfoque que tiene acerca de la inversión de tu tiempo. Lo primero es verlo no?!

Realmente, en nuestra jornada laboral, lo que buscamos son los 480' que tenemos desde que llegamos hasta que salimos, y que normalmente, o al menos en mi caso, amplío a 540' o 600'!!!

Vaya, no es que vaya a la búsqueda de los 600'... pero estoy convencido que 120' o 150' si que tenemos descontrolados!!

De modo que, continuando mi cruzada personal contra la procrastinación, encontremos ese tiempo y aprendamos a gestionarlo!

Ante todo, un método que me ha dado un par de ideas acerca de como organizarnos, son los Sistemas GTD (Getting Things Done). En este sistema, encontramos dos puntos sumamente imteresantes: Por un lado, "desconfíar plenamente de la memoria" y por otro, "liberar la mente" para poder concentrarte a fondo en la tarea que tienes que realizar. Bien, os propongo un juego antes de seguir leyendo:

1. Coge un papel y un lápiz.
2. Tienes un minuto para anotar 3 tareas que tienes que hacer, si tienes más... apunta!
3. Tiempo!!

Si has conseguido anotar más de 3 tareas, seguramente no recuerdes bien lo que has leído hasta ahora, ¿Por qué?

Porque tienes parte de tu cerebro ocupado en recordar otras cosas en lugar de centrarte en lo que estás haciendo. Incluso de manera subconsciente.

El primer punto que quiero ver de estos sistemas de Gestión del Tiempo (Getting Things Done) es la importancia de anotar todas las acciones que has de realizar y que recuerdes en un determinado momento.

¿Qué es indispoensable? Tener una Bandeja de Entrada, no virtual, si no física, en la que poder dejar (literalmente) todas las anotaciones que realizamos para su posterior organización.

Evidentemente, a parte de en la oficina o en reuniones, si voy andando por la calle, estoy en casa, con unos amigos, en un bar... también recordamos tareas por hacer,, y es en ese momento, cuando no puedo dejarlo pasar, para ello tenemos a nuestra disposición la alta tecnología de los móviles de hoy en día o la siempre apunto servilleta, pero no dejemos nada sin anotar!
¿Qué gano con esto? Dos cosas principalmente:

1. No olvidar ninguna de mis tareas, puesto que las tengo recogidas en mi InBox, recordemos que desconfiamos de nuestra memoria.
2. Poder dedicar el 100% de mi concentración a la tarea que estoy realizando en ese momento. Además, el recuerdo de cosas que tengo que hacer hace que responda con estrés, dificultando aún más mi concentración.

¿Cuál es el siguiente paso? Organización de mi Bandeja de Entrada, y ahí me sigue ayudando este Sistema gracias a los Tags o Clasificaciones. Pero esto lo veremos en el siguiente post!!

Los cambios de uno en uno que si no, nos gana la procrastinación!! Probad las Bandejas de Entrada!!

Emilio Solísblog@gottraining.es
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Empuja la vaca por el precipicio...

Hace una semana tuvimos la oportunidad de poner en práctica, en un curso de Atención al Cliente Global, la acción que da título a este post. No es que arrojásemos literalmente una vaca por una ventana o algo similar, pero si que le dimos vueltas a este relato del que extrajimos lo que realmente nos importaba. ¿Por qué no salimos de nuestra Zona de Confort?

La llamada Zona de Confort, que nosotros mismos creamos, aplicada a nuestro puesto de trabajo viene definida por unos límites claros que establecemos, a veces de manera consciente y otras muchas veces, inconscientemente.

La comodidad que me da el hacer aquellas actividades "fáciles" o "cómodas" de realizar en mi puesto de trabajo conlleva una seguridad y estabilidad emocional que evita que tenga presiones laborales. Sin embargo, entrar en esta dinámica costumbrista, en la que conozco cada uno de los detalles de mi tarea y soy capaz de llegar a la frase "esto se ha hecho siempre así..." conlleva una falta total de emoción en mi día a día, tato positivas como negativas. Nos volvemos rutinarios y monótonos.

¿Que debemos hacer? Pues está claro ¡¿no?!, Empujar nuestra vaca por el precipicio!! Salirnos de nuestra zona de confort, hacer un esfuerzo adicional y perder de vista, a ratos, nuestros límites de comodidad, seguridad, no presión, costumbres...

Pero claro, hacer este esfuerzo no es fácil y nos ponemos mil excusas, de modo que, lo que te propongo es, simplemente, identificar las excusas que hacen que no nos movamos de nuestra zona de confort. Una vez identificadas, será mucho más fácil darnos cuenta de cuando no queremos salir...

- La Negación - Siempre que nos piden algo extra, diferente o en otro momento del día al que no estamos acostumbrados, nuestra primera respuesta es: No, es que... me pillas... ahora mismo?....

- El Auto-sabotaje - Con lo que nos cuesta comenzar algo, porque siempre nos desviamos?! Pongo un ejemplo claro: No he tenido mi cuarto más ordenado que cuando estaba en plenos exámenes de la facultad!! Después de colocar los apuntes, los boligrafos, la música relajante... una vez me conseguía sentar a estudiar miraba alrededor y... Vaya tela como tengo el armario... ufff, voy a hacer la cama... voy a ordenar los libros por colores, altura y fechas de edición!!

- Las Circunstancias - Soy una víctimas de las circunstancias: Mi edad, mi compañero, mi esposa/o, mis hijos, mi enfermedad, la hora, el tiempo... La queja es la mayor zona de confort que existe y en la que estamos más cómodos!

- Siempre ha sido así - Si ha sido así siempre y ha funcionado, ¿Por que cambiar?, ¿Por qué implementar un nuevo proceso?, ¿Por que mejorarlo?...

- La procrastinación - Que gran palabra que aprendí un día. Como ya dije en otro post: Acción (o hábito) de postergar actividades o tareas que uno debe atender, por otras acciones más irrelevantes pero más agradables.

Os propongo que identifiquéis estas excusas, siempre es un buen paso para empezar a eliminarlas!! Y si tenéis más, que seguro que las hay, pues no dudéis y comentádnoslas!!

Os dejo una frase que me encanta, no se sabe con certeza si atribuírsela a Einstein o a Benjamin Franklin.

" La locura es hacer lo mismo una y otra vez esperando obtener resultados diferentes"

Emilio Solís
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Imagen de Baymler - Plastic cows looking at the sky

El ciclo de la productividad

La productividad... hace tiempo que vengo leyendo artículos y dándole vueltas al tema de la productividad, tanto personal como en equipo. Siempre he creido que la motivación y la implicación llevaban de la mano un aumento de la productividad. Aunque sigo creyendo en la certeza de ambas actitudes y su relación con el aumento productivo, a dia de hoy, las cosas cambian, y creo que la propia motivación es la que nos tiene que ayudar a controlar y planificar nuestra productividad.

via holadoctor.com

Ha sido hace poco cuando he descubierto la palabra Procrastinación, que aunque de origen desconocido para muchos, su significado nos ha resultado bastante familiar: Acción (o hábito) de postergar actividades o tareas que uno debe atender, por otras acciones más irrelevantes pero más agradables.

Tener consciencia de este hábito es, desde mi punto de vista, el primer paso para empezar a controlar tu productividad personal.

Es cierto que la "inspiración laboral" viene por ciclos y con altibajos, de modo que la única opción útil que nos queda es la planificación. Hemos de aprender a planificar, como postea Alfonso Alcantara en su blog.

De modo que, combatamos nuestras etapas de baja productividad desde dos frentes: Luchemos juntos contra la Procrastinación y preguntémonos en todo momento de indecisión: ¡¿Qué debería estar haciendo ahora?!

Algunos apoyos para esta lucha:

El autocontrol - Empezar el día con una tarea pendiente. Acabemos con el hábito de tareas agradables a primera hora. Truco: Deja anotado, y a la vista sobre tu mesa, al irte, la tarea con la que vas a comenzar al día siguiente. Seguramente, al llegar no sea algo que te apetezca, pero dedícale 5' a trabajar sobre ella y verás como es mas agradable de lo que pensabas.

Las Micropausas - Establece un tiempo máximo a dedicar a una tarea concreta. Truco: Divide la tarea en trozos e intercala en ella, cada hora y media (aprox. pues depende de cada uno) pequeños intermedios de 15' en los que hagas aquello que realmente te motive. Blogs, mails, llamadas, diseños, periódicos, facebook, café...

Mi lista - Organiza y prioriza tus tareas. Truco: Hazte la pregunta: ¿Qué debería estar haciendo ahora? y anota las respuestas en una lista. Prioriza tus tareas en base a urgencia e importancia, valorando cada uno de estos aspectos por separado.

Crea tu hábito - Consigue que cada una de estas acciones sean un hábito en tu día a día. Truco: Para fijar un hábito hay que ir de uno en uno, empieza por aquel que más te guste y comienza a fijarlo. Si quieres, hay métodos para conseguirlo, como el de Jerry Seinfeld.

Contrólate - Evalúa objetivamente si cumples lo que te propones. Truco: Comienza tu HPP (Hoja de Productividad Personal) donde anotes el tiempo que le dedicas a cada tarea, incluyendo aquellas que consideres poco importantes. Revisa al final del día como ha ido!

Y recuerda: "Una mala planificación causa menos males que ninguna planificación" Richard Selten.

Emilio Solís
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La Vuelta al Síndrome...

El Sindrome Postvacacional, la Vuelta al Cole, la Operación Retorno, el Final del Verano, la Vuelta a la Rutina, ... ¿De cuántas formas podemos llamarle? Todos y cada uno de nosotros vivimos este periodo de una manera u otra; ya tengas hijos, hayas viajado en coche el día 31, acabes de incorporate de las vacaciones o no soportes la llegada del periodo invernal...

Es obvio que cada año se repite este hecho, pero este es el primero en que leo los consejos de la Asocioación para la Racionalización de los Horarios Españoles (ARHOE) y me han llamado la atención los consejos que proponen.

Entre ellos, encontramos algunos destinados a equilibrar nuestro ritmo circadiano, como son dormir más, reducir el horario de las comidas, ser puntuales... sin embargo, el resto de consejos, a parte de adaptarnos a la "Vuelta al Tajo", si los leemos con detenemiento, son claros consejos que, no solo mejorarán nuestra calidad laboral, si no que, además, aumentaran la productividad en la empresa.

Hay que decir que son bastante generalizados y sobre los que habría que trabajar, pero veamos algunos; (el resto los podeis encontrar en la web o pinchando aquí)

• Aprovechar el tiempo - En este caso, yo me centraría en una correcta utilización del tiempo, determinando cuales son las horas de mayor eficacia laboral y sacarle partido a las mismas, relegando tareas que impliquen menos concentración a horas más livianas.
• No robar el tiempo a los demás - Continúa con el consejo anterior.
• Salir a tu hora - La gestión del Tiempo es tan importante como la gestión del equipo.
• Planificar - Sigue siendo imprescindible aprender a coordinar, delegar, gestionar, motivar... Una buena planificación conlleva una mejora en nuestro día a día.
• Desterrar las jornadas Interminables - Vienen de la mano de una mala planificación

Todos estos objetivos están encaminados a recuperar nuestro horario, sin embargo, desde mi punto de vista, no basta con volver a entrar en rutina y estar en comunión con las horas solares, hemos de volver al trabajo con cierta predisposición.

En este aspecto, estoy altamente de acuerdo con que no importa que en el calendario marque el inicio del año en Enero, la sensación generalizada es que el año comienza después de las vacaciones de verano, que el año comienza en Septiembre. De modo que: Empecemos el año con buen pié!!

Emilio Solís
Área Marketing
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